Executive Assistant

Огляд

Українська компанія у сфері безпекових технологій шукає Executive Assistant для адміністративного супроводу директорки. Це роль для системного фахівця з високим рівнем англійської, який забезпечить чітке планування, координацію зустрічей та супровід міжнародних комунікацій. Ваша робота дозволить керівниці фокусуватися на стратегічних рішеннях, безпосередньо впливаючи на ефективність проєктів у секторі безпеки та оборони та надаючи вам можливість професійного росту поруч із лідеркою компанії.

Обов'язки

• адміністрування календаря директорки та планування зустрічей
• координація задач, нагадування про дедлайни та пріоритети
• адміністративний супровід роботи керівника
• фіксація та структурування задач, ведення записів рішень
• контроль виконання задач (follow-ups)
• координація комунікації з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами
• організація зустрічей (онлайн та офлайн), підготовка матеріалів і протоколювання
• організація подорожей (квитки, проживання, логістика)
• підготовка та форматування документів і презентацій
• підтримка процесів таймшитів і базової документації
• моніторинг виконання задач
• підготовка ділового листування з партнерами та міжнародними організаціями
• підтримка операційних процесів (ведення трекерів, баз даних, списків)
• участь в адмініструванні офісної діяльності та взаємодії з підрядниками

Вимоги

• досвід роботи на позиції Executive Assistant, Personal Assistant або адміністративного координатора від 2 років
• володіння англійською мовою на рівні B2+ (усно та письмово)
• відмінні організаційні навички та системність
• здатність працювати з великою кількістю задач і пріоритетів
• відповідальність і уважність до деталей
• надійність і проактивність
• здатність швидко навчатися та адаптуватися
• навички ділової комунікації та листування
• досвід роботи з Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar)
• вища освіта (бажано у сфері міжнародних відносин, менеджменту або суміжних напрямках)
• досвід роботи в міжнародному середовищі буде перевагою
• досвід організації складної логістики або подорожей буде перевагою
• досвід роботи з таск-менеджерами та підготовки аналітичних матеріалів буде перевагою
• наявність ФОП 3 групи або готовність його відкрити
• готовність підписати NDA

Умови

• повна зайнятість
• робота в офісі у місті Київ
• щоденна взаємодія з директоркою