Адміністратор осередку (Львів, Ужгород, Чернівці)

Огляд

Українська академія лідерства — освітня інституція, яка вже понад 9 років займається неформальною освітою для молоді віком 16-20 років. УАЛ сприяє формуванню цілісної особистості, приділяючи увагу інтелектуальному, емоційному і фізичному розвитку. Команда Академії — ініціативні та палаючі серцем люди, які працюють над втіленням спільної мети - змінити українське суспільство силою відповідальної молоді. Для підсилення команд осередків (навчальних центрів) шукає адміністратора! Людину, яка у гарних стосунках з бюджетами та звітністю, впевнено почувається з великими обсягами інформації, а любов до систематизації та впорядкування процесів навколо — її справжня пристрасть! Бути холодним розумом та втілювати нереальні/креативні задуми в життя — основна місія на цій позиції!

Обов'язки

• участь у плануванні бюджету витрат осередку, адміністративних та програмних витрат, відстеженні відхилень від бюджету та коригуванні планів витрат
• внесення в систему даних для оплати рахунків, відстеження процесу узгодження та факту оплати
• ведення документального обліку витрат осередку, інвентаризації матеріальних цінностей
• ініціювання процесу закупівель, підготовка ТЗ, попереднє вивчення ринку товарів/послуг
• проведення переговорів з локальними постачальниками/підрядниками щодо надання приміщення, забезпечення харчуванням, транспортом, облаштуванням приміщень або інших послуг
• придбання товарів відповідно до потреб осередку, організація благоустрою, належного зберігання матеріальних цінностей
• забезпечення документообігу у роботі з підрядниками: розробка спільно з юристом та зберігання сканкопій договорів, рахунків та актів наданих послуг, своєчасна передача оригіналів до національного офісу УАЛ
• участь та технічна підтримка в проєктах та заходах осередку
• координація роботи адміністративного департаменту студентського самоврядування
• супровід процесу роботи з муніципальним фінансуванням, комунікація з управлінням, казначейством
• узгодження первинних документів, надання технічного завдання для організації закупівель послуг за кошти місцевого бюджету
• підготовка звітності, комунікація з усіма залученими у процес сторонами
• виконання інших операційних, фінансових, логістичних та адміністративних задач, які необхідні для ефективного функціонування осередку та команди

Вимоги

• релевантний досвід роботи від 2 років
• досвід у сфері розробки бюджету з урахуванням потенційних ризиків та аналізу поточних витрат
• вміння працювати у форматі багатозадачності, стресогнучкість
• вміння впевнено вести переговори, налагоджувати довгострокові стосунки з постачальниками та підрядниками
• вміння аналізувати великі обсяги даних
• знання документообігу (у паперовому та електронному вигляді)
• знання первинних документів, написання технічного завдання для організації закупівель послуг за кошти місцевого бюджету
• знання програми 1С/BAF (аналог 1С) або ж інших програм для роботи з оплатою та первинною документацією;
• увага до деталей
• любов до порядку та систематизації (від чіткості у звітах та цифрах до підтримки затишного простору)
• досвід роботи або розуміння громадського сектору буде перевагою
• володіння англійською мовою на рівні не нижче В1 буде перевагою

Умови

• повна зайнятість
• конкурентний рівень фінансової винагороди
• доступ до програми піклування про співробітників: медичне страхування, корпоративний психолог, фінансова підтримка у важливих життєвих подіях тощо
• розвиток експертності та часткова компенсація навчання
• дружня та професійна команда, націлена на розвиток та результат
• можливість мандрувати Україною та закордон