Адміністративний асистент

Огляд

Chemonics AGRO працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна, яка допоможе Україні зберегти близько 1,5 млн т зерна в рамках більш широких зусиль USAID зі збереження темпів виробництва та експорту зерна з України до інших країн світу. Адміністративний асистент працює безпосередньо з усіма співробітниками і несе відповідальність за професійне адміністрування Програмою і роботу рецепції належним чином

Обов'язки

• забезпечення повної відповідності адміністративної діяльності правилам, положенням, політикам і стратегіям USAID
• надання підтримки адміністративної та операційної діяльності для забезпечення якості, ефективності та результативності проєктної діяльності
• відповідь на телефонні дзвінки або повідомлення; надсилання електронної пошти; періодична підготовка і відправлення пакунків кур'єрською поштою
• відповіді на запити в загальній поштовій скринці електронної комунікації
• ведення адміністративних систем: журнали реєстрації, файлова система і трекери
• копіювання і належне зберігання у теках всієї проєктної кореспонденції і документації
• записування протоколів засідань на нарадах співробітників Прoграми
• контакти з відвідувачами та персоналом, організація зустрічей
• переклад простих листувань, якщо це необхідно
• перегляд і поширення вхідної кореспонденції, ведення журналу прийому
• привітання і запрошення відвідувачів і гостей до офісу
• комунікації з партнерами Прoграми, підготовка проєктної кореспонденції, зберігання у теках всієї відповідної кореспонденції у паперовому і електронному вигляді і полегшення комунікації між офісом Програми «АГРО» і головним офісом компанії «Кімонікс»
• супровід організації адміністративних закупівельних процесів
• контроль забезпечення канцелярськими товарами, та товарами забезпечення життєдіяльності офісу, включаючи ведення списку запасів канцелярського приладдя, розподіл канцелярського приладдя відповідно до вимог персоналу та ведення журналу розподілу
• допомога в закупівлі необхідних товарів і послуг для потреб Прoграми «АГРО», канцелярського приладдя і матеріалів (наприклад, для проведення семінарів та практикумів), забезпечення достатнього запасу офісних товарів (папір, тонери, канцелярські товари, санітарно-гігієнічні засоби тощо) для щоденного використання в офісі
• ведення кореспонденції, що забезпечує збереження конфіденційних матеріалів
• ведення файлів і записів, що стосуються обслуговування офісу
• супровід в утриманні приміщень та комунальних послуг
• підтримка актуальних файлів та записів для всього адміністративного відділу
• забезпечення логістичної підтримки семінарів та інших зустрічей
• Допомога в підготовці адміністративних платежів на замовлення
• адміністративна підтримка організації конференцій, семінарів, ретритів
• отримання даних з різних джерел
• дослідження та пошук статистичних даних із внутрішніх та зовнішніх джерел; підготовка статистичних схем, таблиць і звітів за запитами
• контроль за термінами, прийнятими зобов'язаннями, вжитими діями та координацією збору та подання звітів керівнику підрозділу
• Проведення на вимогу періодичних досліджень, пов'язаних з Програмою
• участь в регулярних обговореннях Прoграми про стан Прoграми і плани роботи
• допомога технічним фахівцям команди в організації зустрічей, поїздок і заходів за необхідності
• підготовка інформаційних матеріалів про проєкт і зберігання таких матеріалів у відповідному стані, готовому для розповсюдження серед зацікавлених сторін
• допомога у веденні точного обліку майна Прoграми, в тому числі фіксація його місця розташування, користувачів, власників і стан
• за необхідності – написання, складання, виготовлення копій, переклад і розповсюдження кореспонденції, пропозицій, звітів, контрактів, субпідрядів та інших проєктних документів
• робота в програмі Microsoft Teams для виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом програми
• за вказівкою – участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL)
• на вимогу – підготовка розділів звітів, планів, історій успіху і подібних документів
• участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA)
• виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором Програми або директором з фінансових і адміністративних питань, або уповноваженими ними особами, відповідно до кваліфікації працівника, цієї посадової інструкції, а також загальних вимог Програми «АГРО»

Вимоги

• 1+ рік досвіду роботи асистентом з аналогічними функціями, обов'язками та відповідальністю, бажано у фінансованому USAID або іншим донором проєкті МТД
• середня спеціальна освіта або незакінчена вища освіта за напрямком бухгалтерія, фінанси, економіка чи за іншими дотичними напрямками. Середня освіта з додатковими 2 роками релевантного досвіду роботи буде прийнятною. Ступінь бакалавра (або еквівалент) за спеціальністю бухгалтерський облік, фінанси або економіка буде перевагою
• підтверджена здатність працювати професійно, конструктивно, в команді, вчасно виконувати поставлені задачі, ефективно комунікувати, співпрацювати з різноманітними партнерами, долати складнощі роботи
• вміння приділяти увагу деталям
• сильні організаційні, адміністративні, міжособистісні комунікаційні здібності, вміння виконувати різноманітні задачі одночасно, здатність працювати з орієнтацією на замовника
• вміння працювати як незалежно, так і в команді, координувати роботу інших в ефективний та успішний спосіб
• різнобічність і адаптивність, принциповість, позитивний підхід до справ
• вільне володіння українською мовою
• володіння англійською мовою на рівні, достатньому для виконання професійних обов'язків
• гарні навички роботи у програмах MS Office 365. Високий рівень володіння програмою Excel
• успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах, роботи під тиском та в умовах стислих термінів
• досвід роботи у міжнародних донорських проєктах буде перевагою

Умови

• повна зайнятість
• робота у м. Київ
• періодичні відрядження в інші регіони України