Адміністративний асистент

Огляд

Civis Fortis — команда досвідчених правозахисників, які працюють задля захисту громадянського суспільства в Україні. Компанія надає комплексну допомогу постраждалим від російської агресії, підтримує активістів, журналістів, правозахисників та громадських діячів, які зазнають переслідувань, моніторить та документує загрози й напади на представників громадянського суспільства, а також адвокуо зміни до українського законодавства з метою посилення безпеки та захисту прав людини.

Обов'язки

• виконання вимог проєктів та внутрішніх політик організації
• організація та участь у робочих зустрічах фіксація домовленостей підготовка та оформлення протоколів
• календарне планування координація графіка керівника нагадування про зустрічі та дедлайни
• організація та координація офлайн-зустрічей дзвінків та онлайн-зустрічей за участі керівника з партнерами донорами підрядниками
• підготовка інформаційних матеріалів довідок та презентацій для керівника
• логістичний супровід заходів бронювання приміщень координація учасників технічна підтримка реєстрація
• організація відряджень бронювання квитків проживання підготовка документів
• організація роботи з підрядниками збір і порівняння комерційних пропозицій комунікація контроль строків виконання
• робота з кореспонденцією прийом реєстрація сортування надсилання та отримання відправлень
• ведення документообігу підготовка оформлення та систематизація протоколів договорів додатків
• організація закупівель збір і порівняння цінових пропозицій підготовка рекомендацій
• базова адміністративна підтримка офісу замовлення канцелярії узгодження господарських питань підтримка порядку

Вимоги

• організованість відповідальність дотримання строків виконання завдань
• комунікабельність доброзичливість
• грамотність вільне володіння українською мовою розмовна англійська мова
• навички ділового листування та підготовки базових ділових документів
• упевнене користування Microsoft Office Word Excel PowerPoint та Google Workspace Docs Sheets Slides
• готовність швидко опановувати цифрові робочі інструменти
• людяність емпатія
• надання послуг у Києві
• наявність ФОП 3 групи або готовність відкрити
• готовність взаємодіяти з командою різних напрямків
• готовність швидко та зважено реагувати в екстрених ситуаціях
• готовність до ведення прозорої та системної звітності
• готовність брати участь у командних зустрічах та спільному плануванні
• поділення цінностей організації

Умови

• офіс у Києві можливість віддаленої роботи за відсутності офісних задач
• проживання кандидата у Києві
• часткова зайнятість
• оплата еквівалент 850 євро на місяць у національній валюті при обумовленому наданні послуг