Адміністративний асистент

Огляд

Освіта дітей раннього та дошкільного віку посідає перше місце серед стратегічних пріоритетів, визначених Стратегічним планом діяльності Міністерства освіти і науки України до 2027 року. Реалізація цієї реформи також супроводжується розробленням проєкту Стратегії розвитку дошкілля, що був презентований під час заходу «Перші кроки вперед», нових підзаконних нормативно-правових актів та виділенням додаткових бюджетних асигнувань. Міністерство освіти і науки України створило Офіс розвитку дошкільної освіти (Early Childhood Education Development Office - ECEDO). Створення ECEDO посилює спроможність МОН управляти технічною допомогою, що фінансується донорами, надавати підтримку громадам-учасницям.

Обов'язки

• забезпечення щоденної адміністративної підтримки керівництва та технічних команд ECEDO
• ведення календарів, планування зустрічей, координація логістики, а також організаційна підтримка заходів, воркшопів і координаційних нарад
• допомога у підготовці, реєстрації, систематизації та архівуванні офіційної кореспонденції, документів і матеріалів відповідно до вимог МОН та проєкту
• сприяння підготовці, форматуванню та узагальненню звітів, протоколів зустрічей, презентацій і інформаційно-аналітичних матеріалів
• ведення впорядкованої електронної та паперової системи зберігання проєктної документації, контрактів і кореспонденції
• моніторинг термінів виконання завдань, відстеження доручень та контроль за своєчасним поданням необхідних документів
• сприяння внутрішній комунікації в межах ECEDO та з директоратами МОН, забезпечуючи своєчасне поширення інформації
• підтримка зовнішньої комунікації з партнерами, консультантами та зацікавленими сторонами шляхом підготовки стандартної кореспонденції та координації обміну інформацією
• надання логістичної та адміністративної підтримки старшому експерту з комунікацій та експерту з соціальної та поведінкової зміни (SBC) за потреби
• підтримка координації з громадами, партнерами та консультантами шляхом ведення контактних баз, підготовки запрошень і організації логістики зустрічей
• сприяння організації консультацій із заінтересованими сторонами, тренінгів і координаційних заходів, включаючи підготовку порядків денних та матеріалів для учасників

Вимоги

• ступінь бакалавра з публічного управління, комунікацій, менеджменту, освіти, соціальних наук або суміжної галузі
• щонайменше 3 роки відповідного досвіду у сфері адміністративної підтримки, управління офісом або координації проєктів
• досвід підтримки проєктів або команд у державних установах, міжнародних організаціях чи програмах, що фінансуються донорами
• розвинені організаційні навички, навички управління часом та ефективної комунікації
• впевнене володіння стандартними офісними програмами (Word, Excel, PowerPoint, електронна пошта, календарі, інструменти управління документами)
• вільне володіння українською мовою та робочий рівень володіння англійською мовою

Умови

• повна зайнятість
• гібридний формат роботи (переважно дистанційний формат роботи з необхідністю очної присутності в приміщенні МОН за потреби)
• консультант надає свої послуги до 31 грудня 2028 року