Адміністративний асистент

Огляд

Музей воєнного дитинства — незалежна інституція, що документує досвіди людей в Україні, на чиє дитинство вплинула чи продовжує впливати війна. Основа архіву музею — історії російсько-української війни. Крім того, музей записує історії людей, які були дітьми під час Другої світової війни та інших воєнних конфліктів. Предмети з колекції та повʼязані з ними історії експонуються на виставках в Україні та за кордоном. Мета музею — зробити публічний наратив війни інклюзивнішим, щоб усі могли розповісти свої історії.

Обов'язки

Документообіг

• збір та впорядкування фінансових і адміністративних документів, у тому числі за грантовими проєктами
• організація та підготовка документів для донорської звітності
• підготовка та організація підписання договорів зі штатними працівниками та підрядниками
• ведення електронного архіву та структурування документів на Google Drive
• адміністрування документів, пов’язаних із відрядженнями

Операційна підтримка офісу

• ведення обліку та поповнення витратних матеріалів, робочого обладнання, візитівок тощо
• організація базових офісних процесів, технічної підтримки та взаємодії з сервісними підрядниками
• забезпечення відповідності адміністративних процесів вимогам грантодавців

Командні процеси

• участь в онбордингу та офбордингу працівників (технічна організація)
• координація внутрішніх командних активностей (командні зустрічі, ретрити)

Вимоги

• досвід роботи від 1 року в організаціях, які працюють із грантовим фінансуванням, в адміністративній, офісній або проєктній підтримці
• розуміння базових принципів документообігу, донорської звітності та закупівель
• відмінні організаційні навички та здатність працювати з великим обсягом інформації та у кількох паралельних треках
• увага до деталей, самостійність і вміння структурувати процеси
• впевнене володіння Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Calendar)
• вільне письмове та усне володіння українською мовою
• володіння англійською мовою не нижче рівня B1

Умови

• повна зайнятість
• змішаний формат роботи
• офіс музею розташований у центрі Києва
• корпоративне навчання та можливості професійного розвитку
• можливі відрядження Україною та за кордон