Адміністративний секретар

Огляд

Європейська Бізнес Асоціація — організація міжнародного бізнесу в Україні, неприбуткове об'єднання юридичних осіб, засноване в 1999 році. ЄБА шукає відповідального Адміністративного секретаря для забезпечення ефективної роботи офісу, асистентського супроводу та допомоги в плануванні та організації робочого графіку директора. Кандидат\ка повинен мати високі організаційні здібності, вміння працювати в команді та готовність виконувати різноманітні завдання, швидко освоювати нові рішення та автоматизацію адміністративних процесів.

Обов'язки

• прийом та переадресування вхідних дзвінків та повідомлень
• супровід відвідувачів, що приходять до офісу Асоціації
• бронювання переговорних кімнат чи конференц-залів
• прийом, реєстрація та передача вхідної кореспонденції відповідальним співробітникам
• реалізація процесу відправки вихідної кореспонденції, в тому числі міжнародною доставкою
• робота з первинними документами – оформлення рахунків, закриття оплат, переадресація звітної документації в бухгалтерію
• організація та керування календарем Виконавчого директора, планування зустрічей, комунікація з організаторами та забезпечення вчасної підготовки матеріалів
• ділове листування українською та англійською мовами
• замовлення необхідного товару та послуг для роботи офісу, за необхідності пошук підрядників, аналіз пропозицій
• співпраця з підрядниками: кур’єрською службою, поштою, технічним супроводом системи документообігу
• збір звітних документів та переадресація до бухгалтерії
• ведення аналітики – перебування гостей на локації, бронювань переговірних кімнат, наявності необхідного інвентаря
• за необхідністю відповідати за відрядження Виконавчого директора: пошук логістики, проживання, бронювання і викуп квитків

Вимоги

• вища освіта
• досвід роботи від 1 року на аналогічній посаді
• досвід роботи з оргтехнікою
• відмінні комунікаційні навички та вміння працювати в команді
• високий рівень організаційної підготовки та уваги до деталей
• впевнене володіння пакетом Microsoft Office та іншими офісними програмами
• вільне володіння англійською, українською мовами (усною та письмовою)
• сильні комунікативні навички, як письмові, так і усні
• вміння опрацьовувати великий масив інформації та документації
• високий рівень самоорганізації та відповідальності

Умови

• робота в м. Київ (офіс з бомбосховищем)
• офіційне працевлаштування
• гібридний графік роботи (з 09:00 – 18:00)
• оплачувані відпустки, свята, лікарняні
• медичне страхування
• індивідуальний план розвитку