Assistant Manager

Огляд

Робота передбачає підтримку діяльності Офісу Представництва Президента України в АР Крим/Офісу Кримської платформи. Основні завдання включають координацію внутрішніх процесів, організацію графіків, підготовку розпорядчих документів, налагодження взаємодії з партнерами та забезпечення ефективної роботи керівництва.

Обов'язки

• організація прийому гостей офісу, забезпечення комфортних умов їхнього перебування
• ведення табеля обліку робочого часу працівників, моніторинг присутності, фіксація відсутностей
• управління планами керівника: організація зустрічей, узгодження часу, нагадування про дедлайни
• ведення календаря заходів та зустрічей, забезпечення протоколювання
• координація участі у форумах, виставках, конференціях, підготовка необхідних документів
• планування службових поїздок (квитки, бронювання, трансфер)
• підготовка офіційних листів, звітів, проєктів розпорядчих документів, формування особових справ
• реєстрація вхідної та вихідної документації, ведення архіву ділової переписки

Вимоги

• досвід складання інформаційно-аналітичних матеріалів, офіційних листів та звітів
• навички організації зустрічей, координації подій, планування календаря керівника
• високий рівень володіння українською мовою (усна та письмова), знання англійської
• знання правил документообігу, архівування, ділового етикету
• тайм-менеджмент: управління графіками, дотримання дедлайнів, багатозадачність
• досвід участі у форумах, виставках, конференціях
• уважність до деталей, стресостійкість, готовність працювати у високому темпі
• вміння працювати з CRM-системами та інструментами управління задачами
• знання протоколу та правил ділової комунікації буде перевагою
• досвід роботи на аналогічних посадах (асистент керівника, офіс-менеджер, секретар, державна служба) буде перевагою
• участь у підготовці великих офіційних заходів буде перевагою
• володіння додатковими іноземними мовами буде перевагою

Умови

• робота в офісі в м. Київ
• повна зайнятість
• конкурентна заробітна плата