Асистент адміністративного відділу UPD: вакансію закрито

Огляд

Міжнародний центр української перемоги (ICUV) – платформа громадської дипломатії перемоги, заснована українськими громадськими активістками, щоб заохотити лідерів думок в усьому світі підтримувати Україну та досягти перемогти. Головна мета – «мобілізувати світ для української перемоги». Експертки центру працюють з таких напрямків: постачання зброї в Україну, створення спецтрибуналу та покарання росії за воєнні злочини; подолання ядерного тероризму та збереження енергетичної системи України; конфіскація російських активів #MakeRussiaPay; посилення санкцій проти Росії; прискорення євроінтеграції України, впровадження воєнного податку на російський скраплений газ War Tax, деколонізація та деімперіалізація країни-агресора #MakeRussiaSmallAgain

Обов'язки

Адміністративна та офісна підтримка

• виконання щоденних адміністративних завдань, пов‘язаних з операційною діяльністю організації
• організація документообігу, облік витрат, оновлення підписок на робочі інструменти (Google Workspace, Trello, Вчасно тощо)
• організація нарад та робочих зустрічей, включаючи планування, комунікацію з учасниками, підготовку матеріалів та підсумків
• виконання функцій офіс-менеджера, таких як замовлення канцтоварів, контроль за доставкою матеріалів
• допомога в імплементації операційних процедур та політик організації для оптимізації робочих процесів

Закупівлі та робота з постачальниками

• організація закупівель товарів і послуг, підготовка запитів на пропозиції, переговори з постачальниками
• проведення bid аналізу для вибору оптимальних постачальників
• підтримка документації щодо закупівель (контракти, рахунки, акти)
• контроль за виконанням договірних зобов’язань постачальниками, включаючи контроль якості товарів та послуг

Організація заходів

• участь в плануванні та координації внутрішніх та зовнішніх заходів (конференції, форуми, тренінги)
• організація основних потреб для заходів, таких як комунікація з підрядниками та постачальниками послуг (готелі, кейтеринг, технічна підтримка, перекладачі, фото та відеографи)
• забезпечення друку поліграфічних матеріалів та виготовлення мерчу для заходів у співпраці з підрядниками

Вимоги

• вища освіта або студент останніх курсів
• відповідальність, уважність до деталей, організованість
• відмінні організаційні та комунікаційні навички
• вільне володіння українською та знання англійської мови
• проживання в Києві для регулярної присутності в офісі
• досвід роботи в адміністративній сфері або на аналогічній посаді буде перевагою

Умови

• повна зайнятість
• робота в м. Київ
• можливість долучитися до реалізації місії ICUV, спрямованої на підтримку України та мобілізацію світу для української перемоги
• гнучкий графік роботи та можливість дистанційної роботи
• конкурентоспроможна заробітна плата