Executive assistant/Помічник керівника, координатор протоколу та організаційної підтримки керівництва

Огляд

Міністерство охорони здоров’я України шукає в команду фахівця, який забезпечуватиме безперебійну організаційну підтримку роботи керівництва. Позиція передбачає ведення протоколів зустрічей, підготовку проєктів доручень, збір і систематизацію інформації, контроль виконання завдань, підготовку програм заходів і супровід керівництва під час офіційних поїздок.

Обов'язки

• ведення протоколів внутрішніх нарад, зустрічей та офіційних подій керівництва
• підготовка проєктів доручень і minutes за результатами нарад
• організація збору, перевірки та структурування інформації від підрозділів МОЗ для подальшого використання керівництвом
• систематизація матеріалів, підготовка довідок, звітів, аналітичних записок
• контроль виконання доручень керівництва (моніторинг строків, комунікація з виконавцями, формування зведених звітів)
• формування програм заходів, підготовка логістичних і організаційних матеріалів
• супровід керівництва під час відряджень в Україні та за кордоном (у середньому 1–2 рази на місяць)
• координація взаємодії з органами влади та партнерами щодо проведення протокольних і публічних заходів за участі керівництва

Вимоги

• досвід адміністративної чи координаційної роботи від 2 років (державний сектор або великі організації буде перевагою)
• уважність до деталей, відповідальність, уміння працювати з великим обсягом інформації
• навички ведення протоколів і підготовки офіційних документів як за шаблонами, так і з нуля
• впевнене користування Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar) та системами управління завданнями (наприклад, Worksection)
• розуміння принципів організації публічних, протокольних та міжнародних заходів
• англійська мова на рівні не нижче B2 (усне та письмове ділове спілкування)
• готовність до коротких робочих поїздок (1–2 на місяць)

Умови

• повна зайнятість (в рамках проєкту, не державна служба)
• робота в офісі у м. Київ, вул. М. Грушевського, 7
• динамічне робоче середовище та залучення до організації високорівневих зустрічей і подій
• можливість долучитися до трансформації системи охорони здоров’я та впровадження важливих державних рішень
• робота в команді, яка створює стратегічні документи, аналітичні продукти та матеріали для міжнародних партнерів
• середовище, де цінується аналітичне мислення, креативність і якісний дизайн
• конкурентна оплата праці та можливість професійного зростання