Координатор з організації заходів

Огляд

Фонд Євразія, виконавець проєкту «Підтримка цифрової трансформації», що фінансується Урядом США через Агентство США з міжнародного розвитку (USAID) та Програмою допомоги з міжнародного розвитку від Уряду Великої Британії (UK Dev), шукає координатора / координаторку з організації заходів. Координатор / координаторка з організації заходів відповідатимете за планування, організацію та виконання різноманітних подій: від створення концепції заходу – до організації проведення та звітування щодо результатів. Позиція передбачає щільну співпрацю з командою проєкту, бенефіціарами та партнерами, щоб зрозуміти цілі та втілити їх в успішні події. Креативність, увага до деталей і сильні організаторські здібності будуть важливими для забезпечення якісного проведення кожного заходу.

Обов'язки

• координування роботи проєкту DTA щодо планування та проведення заходів; ведення плану публічних заходів
• розроблення концепції та стандартів проведення заходів, серед іншого – бюджети, графіки та ресурси; контактування зі спікерами та учасниками заходів за потреби; координування питань щодо участі та реєстрації учасників
• координування активностей з командою проєкту, з державними органами та партнерами для забезпечення своєчасного та успішного проведення заходів за проєктними напрямами
• координування усіх логістичних аспектів заходів, зокрема вибір місця проведення; роботи з підрядниками та оренди обладнання
• координування роботи із зовнішніми підрядниками: підготовка технічних завдань, пошук виконавців, контроль за виконанням завдань, збір інформації тощо
• підготовка івент-сценаріїв для донорів у співпраці з проєктною командою та партнерами; оброблення запитів від донорів стосовно заходів
• допомога у просуванні заходів різними комунікаційними каналами
• планування та контроль бюджету заходів
• координування людей, залучених в організацію заходу, надаючи рекомендації та підтримку за потреби
• здійснення оцінки заходу після завершення, щоб визначити успішні сторони та сформувати пропозиції щодо тих, які потребують покращення
• написання та розсилання інформаційних повідомлень і матеріалів щодо заходів
• участь у підготовці звітної документації для донорів
• бути в курсі галузевих тенденцій і найкращих практик, щоб покращити пропозиції заходів
• виконання інших завдань

Вимоги

• від 2 років досвіду у проведенні онлайн- та офлайн-заходів
• виняткові організаційні та комунікативні навички та навички управління часом, з можливістю керувати кількома проєктами одночасно
• досконалі навички усної та письмової комунікації українською мовою, впевнене знання англійської мови
• досвід співпраці з державними установами, громадськими організаціями та міжнародними донорськими проєктами буде перевагою
• обізнаність у сфері цифрової трансформації буде перевагою
• креативність, ініціативність, уважність до деталей і готовність до динамічної роботи

Умови

• форма співпраці: контракт консультанта – 1 рік з можливістю подовження