Менеджер адміністративної діяльності

Огляд

ГС «Фонд підтримки реформ в Україні» — незалежна, неурядова громадська організація, що діє з січня 2015 року. Фонд шукає менеджера з адміністративної діяльності, який відповідатиме за ефективне управління офісом, організацію документообігу, логістики, підготовку зборів і протоколів, взаємодію з постачальниками та підрядниками, а також підтримку кадрових і внутрішніх процесів. Посада вимагає розуміння специфіки роботи громадських організацій, зокрема адміністративних процесів, документообігу, проєктної діяльності та взаємодії з донорами й партнерами.

Обов'язки

• забезпечення належного функціонування офісу (оренда, господарське забезпечення, закупівлі канцелярії, техніки, послуг)
• координація взаємодії з постачальниками та підрядниками
• комунікація з надавачами послуг і контроль виконання договорів
• ведення ділового листування (офіційні листи, клопотання тощо)
• реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, організація зберігання й архівування документів
• підготовка адміністративних наказів та внутрішньої звітності
• підготовка протоколів Наглядової ради та Загальних зборів
• робота з первинними бухгалтерськими та проєктними документами
• організація закупівель для потреб офісу та проєктів (за відсутності менеджера із закупівель)
• контроль використання матеріальних ресурсів
• організація поїздок і відряджень співробітників
• адміністративна підтримка заходів, тренінгів і зустрічей (бронювання приміщень, забезпечення ресурсів)
• допомога в підготовці до аудитів і перевірок у частині адміністративних процесів
• консультації персоналу з адміністративних процедур
• супровід співробітників (доступ до офісу, онбординг тощо)
• виконання HR-функцій у разі відсутності HR-менеджера (підтримка рекрутингу, адаптації персоналу, кадровий облік, навчання та розвиток, консультації з HR-процедур)
• участь у вдосконаленні адміністративних і HR-процесів
• виконання інших доручень керівництва у сфері адміністративної та HR-діяльності

Вимоги

• вища освіта (менеджмент, адміністрування, економіка, право або суміжні спеціальності)
• від 2 роки досвіду в адміністративній сфері чи офісному управлінні
• знання діловодства та документообігу
• досвід підготовки офіційних листів, протоколів, базових договорів і рахунків, досвід листування з державними органами
• професійне володіння українською мовою, англійська на рівні не нижче Advanced (C1)
• впевнений користувач MS Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint)
• організаційні та комунікаційні навички
• базові знання та навички у сфері HR (онбординг, кадровий облік, рекрутинг — буде перевагою)

Умови

• робота в Києві, гібридний формат
• повна зайнятість
• рівень оплати праці обговорюється на співбесіді
• для укладання контракту необхідна реєстрація ФОП III групи