Вакансія
Менеджер з операційної діяльності UPD: вакансію закрито
Огляд
- Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID). Кімонікс-АГРО працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна – з метою зміцнити виробництво та експорт української аграрної продукції та сприяти пом‘якшенню загальносвітової продовольчої кризи, яка поглиблюється внаслідок розв‘язаної Росією брутальної війни.
- Менеджер з операційної діяльності відповідатиме за широке коло адміністративних, правових (в т.ч. кадрових, договірних) та фінансових управлінських питань діяльності Програми «АГРО».
Обов'язки
Адміністративне управління, правові питання :
- забезпечення дотримання чинних правил USAID і настанов компанії «Кімонікс» в діяльності Програми «АГРО»
- забезпечення дотримання адміністративних вимог Договору про співпрацю між USAID і «Кімонікс» на виконання Програми «АГРО»
- забезпечення дотримання чинного законодавства України в роботі Програми «АГРО»
- контроль і управління у наданні відповідної та своєчасної підтримки діяльності Програми «АГРО» з боку команди фінансово-адміністративного департаменту (правові питання, бухгалтерія, кадровий менеджмент, офіс-менеджмент, закупівлі, переклади, IT підтримка, транспортні послуги тощо)
- допомога у реєстрації / перереєстрації проєкту МТД відповідно до місцевого законодавства, виконання ролі основної контактної особи в комунікації з USAID та Секретаріатом Кабінету Міністрів України і Міністерством аграрної політики та продовольства України при реєстрації/перереєстрації Програми «АГРО»
- координація роботи із юридичними компаніями задля надання своєчасної якісної юридичної підтримки роботи Програми «АГРО»
- контроль за налаштуванням і обслуговуванням офісних адміністративних систем, в тому числі системи реєстрації повідомлень, системи документообігу, обліку даних персоналу, дозвільних документів, бюджетних трекерів тощо
- забезпечення зберігання відповідної адміністративної, договірної та кадрової документації шляхом ведення системних папок і архівів
- ведення договорів оренди офісних і житлових приміщень для Програми «АГРО»
- встановлення контактів з керівництвом Дирекції «Інпредкадри» Генеральної дирекції з обслуговування іноземних представництв (ГДІП). Вирішення організаційних питань в роботі Програми «АГРО» з ГДІП-Інпредкадри
Управління кадрами :
- контроль за управлінням кадрами програми, включаючи набір персоналу і прийняття на роботу, реєстрація іноземних працівників проєкту відповідно до місцевого законодавства тощо
- допомога у розробці і впровадженні посібника для персоналу програми
- підготовка і актуалізація штатного розкладу Програми «АГРО»
- організація та проведення вступного інструктажу для нових працівників
Закупівлі :
- під керівництвом Директора з фінансових та адміністративних питань перегляд положень і проведення перемовин щодо договорів оренди офісних приміщень і житлових приміщень для іноземних співробітників і будь-яких змін до них
- спільно зі Спеціалістом із закупівель організація закупівлі необхідних для діяльності проєкту товарів і послуг, забезпечення дотримання застосовних положень USAID, Посібника з закупівлі товарів для Місцевих офісів компанії «Кімонікс» і Настанов з субгрантів і контрактів; ця функція передбачає, зокрема, приймання поставок і звірка рахунків-фактур з замовленнями на закупівлю на предмет відповідності виду, кількості та стану товарів; складання запитів і замовлень на закупівлю та контрактів з постачальниками; приготування відповідних службових записок щодо постачальника товарів і послуг
- ведення точного обліку, в т.ч. регулярне проведення інвентаризації, майна тривалого користування (основних засобів) Програми «АГРО», із зазначенням місця знаходження, користувача, власника і стану кожної одиниці майна
Управління фінансовими питаннями і бухгалтерським обліком :
- допомога Головному бухгалтеру Програми «АГРО» в контролі за фінансами і бюджетом Програми «АГРО», перевірка витрат
- перевірка планованих і здійснених витрати на допустимість, правильність призначення і доцільність відповідно до правил USAID та політики і процедур компанії «Кімонікс»
- тісне співробітництво з внутрішніми (проведення Financial Compliance Review – FCR Головним офісом «Кімонікс») і зовнішніми (напр., фінансова інспекція USAID) аудиторами в ході перевірок
- допомога Програмі «АГРО» у здійсненні фінансових операцій у разі необхідності (наприклад, перевірка фінансових документів, замовлень на закупівлю тощо; перевірка документів обліку операцій, забезпечення дотримання фінансової політики і політики відповідності правилам компанії «Кімонікс»)
Інше :
- бути основною контактною особою у комунікації з Відділом управління проєктами (Project Management Unit - PMU) у Головному офісі з адміністративних питань діяльності Програми «АГРО»
- виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором або заступником директора відповідно до потреб і вимог проєкту
- робота в програмі Microsoft Teams для виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом Програми «АГРО»
- за вказівкою – участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL)
- на вимогу – підготовка розділів звітів, планів, історій успіху і подібних документів
- участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA)
- дотримання принципів ділової етики компанії «Кімонікс»
Вимоги
- досвід роботи від 2 років на аналогічній посаді
- диплом магістра у галузі права, економіки, ділового адміністрування чи інших релевантних галузей або еквівалентне поєднання освіти та релевантного професійного досвіду
- досвід здійснення контролю та нагляду за управлінням офісом проєкту, кадровою роботою, закупівлями, матеріально-технічним забезпеченням і нормативно-правової відповідності
- вільне володіння українською мовою
- добре знання письмової та розмовної англійської мови
- дуже добрі навички міжособистісного спілкування, побудови команди тощо
- увага до деталей, сильні організаційні здібності та вміння розставляти пріоритети
- вміння працювати самостійно і в команді
- вміння працювати під тиском часу і одночасно над багатьма завданнями
- впевнений користувач програм Microsoft365: спроможність використовувати в роботі такі програмні продукти Microsoft365 як Word, Excel, Outlook, Teams, Planner, PowerPoint тощо
- успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних під тиском та в умовах стислих термінів
- готовність і можливість подорожувати за необхідності
- досвід роботи у проєктах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів буде перевагою
- знання систем і практик управління компанії «Кімонікс» буде перевагою
- досвід організації та проведення тренінгів буде перевагою
Умови
- повна зайнятість
- робота в м. Київ
- трудовий договір на 1 рік з можливою щорічною пролонгацією
- можливі відрядження в межах країни