Вакансія
Менеджер з питань закупівель
Огляд
- Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проєктом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID). Chemonics AGRO працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна – з метою зміцнити виробництво та експорт української аграрної продукції та сприяти пом‘якшенню загальносвітової продовольчої кризи, яка поглиблюється внаслідок розв‘язаної Росією брутальної війни.
- Для сприяння досягненню загальних цілей «АГРО», Менеджер з питань закупівель забезпечуватиме професійну підтримку діяльності в рамках Програми «АГРО», виконуючи роль координатора із закупівель широкого спектра товарів та послуг. Очікується, що новий працівник приєднається до вже існуючої команди закупівельників (на разі Chemonics AGRO має одного менеджера з питань закупівель і одного адміністративного асистента – асистента з питань закупівель) і посилить її роботу.
Обов'язки
- підготовка передзакупівельних та інших документів, пов'язаних із закупівельними контрактами, у співпраці з технічними та іншими спеціалістами
- публікація запитів цінових пропозицій (RFQ)/комерційних пропозицій (RFP), отримання та перевірка пропозицій/бюджетів на предмет їх прийнятності та доцільності
- формування тендерних комітетів та участь у їх складі як член без права голосу з метою сприяння процесу оцінки пропозицій
- підготовка меморандумів щодо вибору постачальників, обґрунтування вибору унікальних постачальників, результатів переговорів
- забезпечення повної відповідності тендерних процедур та укладених договорів регламентам USAID, а також принципам та процедурам Кімонікс
- підготовка закупівельних контрактів та забезпечення їх відповідності регламентам USAID та принципам і процедурам Кімонікс
- забезпечення підписання контрактів згідно з повноваженнями на підписання документів, запроваджених в регіональному офісі
- координація дотримання умов Рамкових Угод під час розміщення замовлень до них
- координація операційних закупівель і логістики, включаючи (але не обмежуючись цим): комунальні послуги, послуги туристичних агентств, канцтовари, послуги перекладу та редагування, таксі, інтернет, забезпечення проживання під час відряджень, послуги кур'єрської доставки, сезонне прибирання, страхування майна, медичне страхування
- забезпечення повної відповідності постачальників та підрядників умовам контрактів в частині підготовки звітності та/або рахунків, а також їх повної відповідності регламентам USAID та принципам і процедурам Кімонікс
- порівняння поставлених товарів та виставлених рахунків із заявкою на закупівлю, аби упевнитися в їх відповідності та перевірити тип, кількість та стан товарів
- підготовка доповідних записок щодо результатів та ефективності роботи постачальників послуг та товарів
- ведення документообігу (підшивка, сканування, зберігання документів)
- оновлення бази даних угод Програми «АГРО»
- оновлення інформації у реєстрах, пов'язаних із закупівельною діяльністю
- подача інформації для помісячного планування бюджету та моніторинг його виконання в межах компетенції
- робота в програмі Microsoft Teams для виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом програми
- участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL) за вказівкою
- підготовка розділів звітів, планів, історій успіху і подібних документів на вимогу
- участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA)
- дотримання принципів ділової етики компанії «Кімонікс»
- виконання інших відповідних завдань на вимогу
Вимоги
- вища освіта (право, бізнес, фінанси, економіка або пов'язана спеціальність)
- досвід роботи від 3 років у сфері закупівель
- попередній досвід роботи у галузі закупівель у проєктах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів на аналогічній посаді з виконанням завдань та основними функціями і відповідальністю, схожими на означені вище, буде значною перевагою
- добре знання англійської: відмінні навички письмової англійської мови, відмінні навички презентацій англійською
- вільне володіння українською мовою
- підтверджене вміння працювати професійно, конструктивно, співпрацювати як член команди, дотримуватися графіків, ефективно комунікувати, працювати з різноманітними партнерами (в т.ч. з урядовцями, підприємцями та міжнародними донорами) у динамічному середовищі
- вміння виконувати щоденну роботу та досягати очікуваних результатів як під безпосереднім наглядом, так і без нього
- успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах під тиском та в умовах стислих термінів
- впевнений користувач програм MS Office 365
Умови
- повна зайнятість
- робота в м. Київ
- трудовий договір на 1 рік з можливою щорічною пролонгацією
- можливі відрядження в межах країни