Офіс-менеджер

Огляд

Могилянська Стратегічна Агенція (МСА) — це провідний action and think tank, що слугує платформою для співпраці державних, недержавних і міжнародних гравців для впровадження трансформаційних ініціатив державних систем, економічного, соціального та гуманітарного розвитку України, зміцнення обороноздатності, реалізації національних інтересів та посилення інструментів національної сили України. Результатами роботи Агенції є розробка політик, моделей та рішень спрямованих на зміцнення національної сили та нарощування унікальної переваги України з використанням наявних стратегічних ресурсів.

Обов'язки

Адміністративна підтримка офісу

• забезпечення життєдіяльності офісу (канцтовари, вода, господарські товари, подарунки, квіти тощо)
• взаємодія з постачальниками послуг (інтернет, клінінг, оренда, ремонт, кейтеринг)
• організація прийому гостей, партнерів та відвідувачів офісу
• організація відправлення та отримання кореспонденції
• підтримка та організація внутрішніх зустрічей

Документообіг та діловодство

• організація та ведення внутрішнього й зовнішнього документообігу (реєстрація, облік, архівування)
• підготовка офіційних листів, запитів та відповідей
• ведення електронного архіву документів
• супровід документів щодо співпраці з працівниками, участь у веденні кадрових процесів (графіки відпусток, оформлення тощо) спільно з бухгалтерією
• забезпечення своєчасного підписання документів

Допомога керівнику

• управління календарем керівника, планування зустрічей і нарад
• організація ділових поїздок та відряджень (бронювання квитків, проживання)
• виконання оперативних і конфіденційних доручень

Події та заходи

• участь в організації заходів, зустрічей і ключових подій організації

Вимоги

• вища освіта
• досвід роботи від 2 років на адміністративних, офісних або суміжних посадах
• відмінні навички ділового спілкування та грамотна українська мова (усна й письмова)
• впевнене володіння MS Office
• готовність використовувати сучасні інструменти, включно з AI
• високий рівень самоорганізації, уважність до деталей, здатність працювати в режимі багатозадачності
• англійська мова на рівні не нижче Intermediate (здатність провести зустріч або поспілкуватися з іноземними гостями)

Умови

• робота в офісі в м. Київ (Поділ)
• повна зайнятість
• участь у команді з чіткими цінностями, динамікою та фокусом на спільний результат
• доступ до навчальних програм kmbs