Operations Manager

Огляд

Рада економічної безпеки України – незалежна організація, заснована 2021 року в Києві для протидії зовнішнім і внутрішнім загрозам національній безпеці України. Від початку повномасштабного вторгнення організація досліджує методи ведення війни Росією проти України, зокрема у збройному, економічному, політичному та кібервимірах, виявляючи критичні вразливості агресора та проєктуючи інструменти для протидії тривалій війні та стримування майбутніх загроз.

Обов'язки

Адміністративна координація та організація робочих процесів

• ведення календаря команди, організація зустрічей, підготовка адженд і фолоу-апів
• координація операційних процесів команди: планування, контроль виконання завдань, узгодження пріоритетів
• координація побутових і технічних питань (ремонт, замовлення мерчу, виготовлення візиток)
• адміністрування внутрішніх інструментів (Jira, Slack, Confluence, SharePoint, Zoom тощо) і допомога команді у роботі з ними
• підтримка CRM та супровід зовнішніх сервісів і підписок
• участь в онбордингу нових людей, адміністрування доступів, пояснення процесів і структури роботи

Взаємодія з підрядниками

• моніторинг корпоративних поштових скриньок і базова комунікація із зовнішніми партнерами
• координація взаємодії з підрядниками й партнерами
• організація логістики для поїздок та відряджень (квитки, проживання, маршрути, супровід)
• планування, організація та адміністративний супровід внутрішніх і зовнішніх подій

Документообіг та підтримка команди

• координація бюрократичних процесів: підготовка документів і звітів, супровід процесу підписання
• підготовка коротких текстів, описів вакансій, тестових завдань і матеріалів для команди
• ведення внутрішніх реєстрів, баз даних, гайдів
• підготовка внутрішніх та зовнішніх звітів

Вимоги

• досвід роботи на схожій посаді від 1 року (досвід в ГО буде перевагою)
• вміння швидко навчатися, оперативно та якісно розбиратися у незнайомих, специфічних темах
• якісна письмова та усна англійська мова на рівні не нижче B2
• вміння збирати та систематизувати інформацію, подавати її у зручному для користування форматі
• вміння структурувати процеси в проєкті, розкладати складну багатокомпонентну задачу на логічні поетапні кроки
• надзвичайна увага до найменших деталей (розділові знаки, апдейти, точність форматування)
• вміння оперативно виконувати задачі на високому рівні якості, працювати зі стислими дедлайнами
• вміння систематизувати та тримати в голові велику кількість дрібних задач

Умови

• повна зайнятість
• гібридний формат роботи: 4 дні в офісі, можливість працювати віддалено
• закріплене місце в офісі та можливість відвідувати його щодня
• гнучкий графік у межах бізнес-годин (орієнтовно 10:00–18:00), без жорсткої прив’язки до часу
• 21 робочий день оплачуваної планової відпустки
• необмежена кількість оплачуваних лікарняних днів
• новорічні канікули з 25 грудня по 3 січня
• щорічне обстеження організму в клініці «Добробут» на суму до 10 000 грн
• компенсація навчання