Програмний асистент

Огляд

Аспен Інститут Київ – це українська позапартійна громадська спілка, що підтримує становлення ціннісно-орієнтованого лідерства, сприяє розвитку культури діалогу та створює можливості для обміну ідеями.

Обов'язки

Підготовка та проведення заходів наживо

• бронювання локацій, підготовка простору перед подією
• координація технічного забезпечення, кейтерингу, підрядників
• організація логістики (транспорт, проживання, розміщення учасників)
• реєстрація, зустріч учасників
• замовлення друку, підготовка матеріалів на подію, поштова розсилка
• звітність після заходу (розсилка листів, фото, чек-листи, короткі підсумки)

Підготовка та проведення онлайн-заходів

• налаштування Zoom/Teams, тестування зв’язку та трансляції
• технічна підтримка учасників і спікерів під час онлайн події
• створення та ведення реєстраційних форм
• модерація чату, моніторинг процесу,

Підготовка до семінарів та робота з учасниками

• інформаційний супровід відбору учасників
• призначення та організація інтерв’ю (онлайн/офлайн)
• координація прийому заявок, підтвердження участі
• комунікація з учасникам та їхня адміністративна підтримка, зокрема логістична
• редактура текстів для семінарів

Робота з даними та базами

• формування та оновлення списків учасників
• систематизація контактів, внесення нових даних
• підготовка таблиць, звітів, статистики

Підтримка внутрішніх адміністративних процесів офісу та команди

• обробка запитів з емейлів
• ведення календаря та організація зустрічей
• координація з офісним центром
• робота з кореспонденцією/телефонними зверненнями
• замовлення брендованих матеріалів і друку, організаційна та технічна підтримка (за потреби)

Вимоги

• готовність швидко навчитися на практиці
• увага до деталей та високий рівень відповідальності
• сильні навички координації та багатозадачності в динамічному середовищі
• впевнене володіння цифровими інструментами для роботи з проєктами (Google Suite, Zoom, Slack, Notion тощо)
• відмінні навички усної та письмової комунікації
• вільне володіння українською та англійською мовами (на рівні не нижче Upper-Intermediate (В2))

Умови

• комфортний офіс у центрі Києва
• організція підтримує гнучкість – кілька днів на тиждень можна працювати віддалено
• долученість до неймовірної команди, яка створює позитивні зміни в Україні та за її межами
• доступ до унікальної спільноти
• розвиток та зростання
• конкурентна оплата, 24 календарні дні оплачуваної відпустки на рік
• повна зайнятість, випробувальний термін — 3 місяці