Спеціаліст з діловодства та документообігу UPD: вакансію закрито

Огляд

Вакансія передбачає роботу в структурному підрозділі Сил оборони України за напрямком цифрового розвитку. Кандидат буде учасником проєктної команди, яка буде впливати на розвиток і масштабування технологічних рішень, які важливі для підвищення обороноздатності країни. Це можливість працювати у професійному середовищі із сучасними інструментами цифровізації для розробки поточних і впровадження нових цифрових продуктів в Силах Оборони України.

Обов'язки

• виявлення та виправлення орфографічних, пунктуаційних та граматичних помилок у текстах
• забезпечення узгодженості стилю документів з корпоративними стандартами та вимогами, внесення необхідних змін для покращення читабельності та ясності тексту
• перевірка документів на відповідність технічним вимогам (форматування, шрифти, розміри відступів, використання таблиць, графіків тощо)
• забезпечення відповідності текстів мовним стандартам та нормативам, встановленим для конкретної галузі або організації
• виявлення та виправлення логічних неузгодженостей, фактичних помилок та некоректної інформації
• перевірка правильності та актуальності посилань, цитат та інших джерел інформації в документах
• реєстрація вхідних та вихідних документів у системі електронного документообігу або у відповідних журналах
• відстеження стану та місцезнаходження документів у процесі їх руху всередині організації
• відстеження строків виконання завдань та надання документів для підписання чи перегляду
• координація з іншими підрозділами для забезпечення своєчасного руху документів та виконання завдань, пов'язаних з документами
• забезпечення належного зберігання документів відповідно до внутрішніх політик та нормативних вимог
• систематизація та класифікація документів для зручного пошуку та доступу до них у майбутньому
• підготовка документів для архівування, включаючи вибір відповідних методів зберігання та забезпечення захисту інформації
• організація безпечного знищення документів, термін зберігання яких закінчився, відповідно до нормативних вимог
• ведення та оновлення архівних записів, забезпечення їх актуальності та доступності
• дотримання політик конфіденційності та безпеки при зберіганні та обробці документів
• надання консультацій та навчання співробітникам щодо правильного оформлення документів та дотримання вимог до їх зберігання
• участь у розробці та впровадженні заходів щодо вдосконалення процесів документообігу та зберігання документів в організації
• підготовка звітів щодо стану документообігу та архівування документів, надання рекомендацій щодо покращення процесів

Вимоги

• відмінне знання граматики, орфографії, пунктуації та стилістики мови, на якій створюються документи, вміння виявляти та виправляти граматичні, орфографічні та стилістичні помилки
• здатність ретельно перевіряти текст на наявність помилок та невідповідностей, уміння виявляти навіть найменші помилки та неточності в текстах
• здатність аналізувати зміст документів, забезпечуючи їхню логічну та змістову цілісність, вміння виявляти неузгодженості та суперечності в документах
• здатність ефективно організовувати робочий процес, управляти часом та дотримуватися строків, вміння систематизувати інформацію та документи, забезпечуючи їх належне зберігання та архівацію
• навички роботи з офісним програмним забезпеченням, системами електронного документообігу та іншими інструментами для обробки текстів і управління документами, розуміння вимог до технічного оформлення документів
• здатність чітко та зрозуміло формулювати думки в письмовій формі, вміння ефективно взаємодіяти з колегами та іншими зацікавленими сторонами для обговорення та вирішення питань, пов'язаних з документами
• високий рівень відповідальності та самодисципліни у виконанні завдань, здатність працювати самостійно та приймати обґрунтовані рішення
• здатність ефективно працювати в умовах високого навантаження та тиску строків, уміння зберігати спокій та концентрацію в складних ситуаціях

Умови

• робота в м. Київ (центр міста)
• робочий графік Пн-Пт, з 09-00 до 18-00
• державна служба, бронювання немає
• грошове забезпечення від 20 000 до 30 000 гривень
• посада не дасть можливості високого доходу зараз, але успішний досвід роботи дасть можливість розвитку на державній службі