Адміністративний та грантовий асистент

Огляд

Музей воєнного дитинства — незалежна інституція, що документує досвіди людей в Україні, на чиє дитинство вплинула чи продовжує впливати війна. Основа архіву музею — історії російсько-української війни. Крім того, музей записує історії людей, які були дітьми під час Другої світової війни та інших воєнних конфліктів. Предмети з колекції та повʼязані з ними історії експонуються на виставках в Україні та за кордоном. Мета музею — зробити публічний наратив війни інклюзивнішим, щоб усі могли розповісти свої історії.

Адміністративна команда шукає відповідальну, уважну до деталей і проактивну людину, яка працюватиме з документацією, логістикою, закупівлями відповідно до грантових вимог донорів та принципів і підходів роботи організації.

Обов'язки

• збір та впорядкування фінансових й адміністративних документів, зокрема за грантовими проєктами
• організація та підготовка документів для донорської звітності
• підготовка та організація підписання договорів зі штатними працівниками та підрядниками
• ведення електронного архіву та структурування документів на Google Drive
• адміністрування документів пов’язаних із відрядженнями
• ведення обліку та поповнення витратних матеріалів, робочого обладнання, візитівок тощо
• організація базових офісних процесів, технічної підтримки та взаємодії із сервісними підрядниками
• забезпечення відповідності адміністративних процесів вимогам грантодавців
• участь в онбордингу та офбордингу працівників (технічна організація)
• координація внутрішніх командних активностей (командних зустрічей, ретритів)

Вимоги

• досвід роботи у організаціях, які працюють із грантовим фінансуванням в адміністративній, офісній або проєктній підтримці від 1 року
• розуміння базових принципів документообігу та донорської звітності, закупівель
• відмінні організаційні навички та здатність працювати з великим обсягом інформації та у кількох паралельних треках
• увага до деталей, самостійність і вміння структурувати процеси
• впевнений користувач Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Calendar)
• вільне письмове та усне володіння українською
• володіння англійською на рівні не нижче рівня B1

Умови

• повна зайнятість
• гібридний формат роботи
• офіс у місті Київ
• корпоративне навчання, можливості професійного розвитку
• можливі відрядження Україною та закордон