Асистент-координатор команди міжнародного співробітництва ІТ-вертикалі

Огляд

Міністерство оборони України шукає асистента-координатора для організаційної та адміністративної підтримки команди, координації робочих процесів, взаємодії з внутрішніми й зовнішніми партнерами та супроводу документообігу.

Обов'язки

• організація робочих зустрічей і перемовин із міжнародними партнерами
• взаємодія з протокольною службою, координація участі сторін і комунікація з партнерами
• супровід організаційних питань, зокрема оформлення перепусток і своєчасне інформування про зміни в розкладі
• підготовка аналітичних матеріалів, тез і доповідей для офіційних зустрічей
• організація та забезпечення проведення онлайн-зустрічей: узгодження часу, підготовка й розсилання запрошень, координація учасників, вирішення організаційних і технічних питань
• організація виступів заступника Міністра оборони України та представників підрозділів ІТ-сектору
• організація службових відряджень і підготовка відповідної звітності
• реєстрація проєктів міжнародної технічної допомоги та ведення звітності щодо їх реалізації
• супровід підписання актів приймання-передачі міжнародної допомоги, зокрема розроблення, погодження та фіналізація проєктів документів
• ведення й актуалізація переліку потреб у межах міжнародної військової допомоги
• збирання та консолідація запитів від структурних підрозділів
• супровід внесення потреб до інформаційної системи «Коровай»
• оновлення переліків і підготовка необхідної документації

Вимоги

• навички організаційної та адміністративної підтримки команди
• уміння координувати робочі процеси та контролювати виконання організаційних завдань
• навички організації офлайн- і онлайн-зустрічей, перемовин та службових відряджень
• уміння готувати аналітичні матеріали, тези, доповіді та звітність
• навички супроводу документообігу, підготовки й погодження офіційних документів
• уміння взаємодіяти з внутрішніми й зовнішніми партнерами та координувати комунікацію між учасниками
• навички збирання, консолідації та актуалізації інформації
• уміння працювати з інформаційними системами та вести переліки потреб

Умови

• державна служба в Міністерстві оборони України
• офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України
• можливості для професійного розвитку та набуття досвіду в державному секторі
• можливість долучитися до виконання завдань державного значення