Executive Assistant

Огляд

Команда Міністерства цифрової трансформації України розвиває електронне урядування та публічні послуги, щоб взаємодія людей і бізнесу з державою ставала простішою, швидшою та зручнішою онлайн і через мережу ЦНАП.

Команда шукає асистента/-ку, який/-а допомагатиме керівнику та команді тримати фокус на пріоритетах, координувати робочі процеси й системно рухати завдання до результату.

Обов'язки

• ведення календаря керівника, планування зустрічей і відряджень, пріоритезація запитів
• підготовка керівника до зустрічей і виступів, зокрема формування порядку денного, збір аналітики, підготовка довідок, тез і презентацій
• протоколювання зустрічей, фіксація рішень, відповідальних осіб і наступних кроків
• внесення завдань у таск-менеджери та системний контроль їх виконання
• ведення й актуалізація бази завдань, контроль статусів, строків і якості виконання
• координація комунікації між підрозділами Директорату та іншими командами Мінцифри
• супровід комунікації з органами державної влади, міжнародними партнерами, донорами та контрагентами
• збір, систематизація та консолідація звітності за напрямами роботи Директорату
• моніторинг KPI, дедлайнів, ризиків і блокерів
• допомога в підготовці концептуальних документів і матеріалів для залучення міжнародної технічної допомоги

Вимоги

• вища освіта
• досвід роботи від 2 років на позиції Executive Assistant, Business Assistant, Project Assistant, Operations Coordinator або в іншій ролі, що передбачала операційну підтримку керівника
• досвід взаємодії з керівниками рівня C-level
• вільне володіння українською мовою та навички грамотної ділової комунікації
• володіння англійською мовою на рівні не нижче Upper-Intermediate (B2)
• досвід управління складним календарем, організації зустрічей і контролю паралельних завдань
• навички підготовки протоколів зустрічей, формулювання action items і контролю їх виконання
• уміння систематизувати інформацію та готувати зведені звіти, аналітичні матеріали й презентації
• впевнене володіння Google Workspace
• досвід роботи з Jira, Notion або іншими таск-менеджерами
• самоорганізованість, уважність до деталей і вміння самостійно визначати пріоритети
• проактивність, відповідальність і орієнтованість на результат
• дипломатичність і здатність працювати в умовах високого темпу та змін
• готовність працювати зі службовою інформацією та дотримуватися конфіденційності

Буде перевагою

• досвід роботи в державному секторі або проєктах міжнародної технічної допомоги
• розуміння специфіки цифрових та адміністративних послуг, зокрема порталу Дія та мережі ЦНАП
• досвід комунікації з міжнародними партнерами й донорськими організаціями
• досвід підготовки Concept Notes, грантових пропозицій або іншої документації для залучення фінансування

Умови

• повна зайнятість
• робота в Києві
• офіс із генератором і безперебійним інтернетом
• робота з цифровими продуктами та проєктами державного масштабу
• можливості для професійного та кар’єрного зростання