HR Operations Coordinator

Огляд

Команда шукає HR Operations Coordinator, який/яка забезпечуватиме операційний супровід фахівців, залучених до проєктів Міністерства оборони України через компанії-підрядників.

Роль поєднує HR-процеси, адміністративну роботу та операційну координацію. HR Operations Coordinator буде сполучною ланкою між проєктною командою з боку Міністерства та фахівцями, які працюють над проєктом у компанії-підрядника.

Основне завдання — забезпечувати своєчасне та якісне виконання всіх організаційних і адміністративних процесів, необхідних для роботи фахівців: від оформлення та виходу на роботу до завершення співпраці й підготовки звітності.

Обов'язки

• координація оформлення нових фахівців у компанії-підряднику та контроль своєчасної підготовки необхідних документів
• координація організаційного онбордингу нових фахівців, зокрема оформлення документів, надання доступів, техніки, робочого місця та інших необхідних умов
• супровід змін в умовах співпраці, продовження договорів і завершення співпраці
• координація оформлення відряджень, погоджень і підготовки необхідних документів
• взаємодія з відповідальними особами щодо організаційних і фінансових питань, пов’язаних із відрядженнями
• збирання, перевірка та консолідація інформації для регулярної звітності щодо команди
• побудова зрозумілого процесу взаємодії з визначеними зонами відповідальності, необхідними даними, строками виконання та порядком вирішення проблемних питань
• виявлення повторюваних проблем у процесах і підготовка пропозицій щодо їх спрощення та вдосконалення

Вимоги

• досвід роботи в HR Operations, HR Administration, People Operations, адміністративній або операційній координації від 1 року
• досвід одночасної взаємодії з кількома командами або підрозділами
• навички ведення реєстрів і роботи з документами, таблицями та звітністю
• здатність координувати кілька паралельних процесів, контролювати строки та доводити завдання до результату
• уважність до деталей і відповідальність за точність інформації
• проактивність і здатність самостійно знаходити необхідну інформацію, визначати відповідальних та забезпечувати подальший рух завдань
• розвинені комунікаційні навички та вміння конструктивно взаємодіяти з різними стейкхолдерами
• дотримання конфіденційності під час роботи з персональними даними й документами

Буде перевагою

• досвід роботи в IT-компанії, консалтингу або компанії, яка залучає фахівців до зовнішніх проєктів
• досвід супроводу контракторів або команд, залучених через підрядника
• розуміння процесів оформлення співпраці, онбордингу, відряджень, закупівлі й обліку техніки та управління доступами
• досвід взаємодії з фінансовим і юридичним відділами, IT, службою безпеки та іншими внутрішніми функціями компанії

Умови

• своєчасне оформлення фахівців і початок їхньої роботи без організаційних затримок
• наявність зрозумілого статусу та відповідального за кожен запит команди
• своєчасна координація документів, відряджень, доступів і забезпечення технікою
• актуальність звітності та реєстрів, доступність інформації для відповідальних сторін
• завчасне виявлення проблем і ризиків
• підвищення прозорості та передбачуваності операційних процесів