Менеджер адміністративної діяльності

Огляд

Програму Українсько-данський молодіжний дім (UDYH) реалізує Данський інститут культури (DCI) у консорціумі з Данською молодіжною радою (DUF) за підтримки Міністерства закордонних справ Данії.

Мета програми — сприяти розвитку різноманітного, інклюзивного та стійкого молодіжного громадянського суспільства, яке бере активну участь у демократичному відновленні України. Організація підтримує молодіжні організації, грантові програми та партнерства, у межах яких молодь самостійно розробляє й реалізовує проєкти. Також розвиває простори у Києві та Миколаєві для проведення подій, роботи, самоорганізації та культурних програм. У 2026 році програма розширює діяльність, підтримуючи молодіжні простори у прифронтових регіонах.

Обов'язки

• координація адміністративної діяльності Представництва Данського інституту культури в Україні та програми Українсько-данського молодіжного дому
• організація роботи офісу, матеріально-технічного забезпечення та взаємодія з постачальниками послуг
• координація логістики для команди, зокрема організація відряджень і бронювання проживання
• координація логістики поїздок і проживання учасників та учасниць програми у співпраці з логістичним партнером
• координація закупівель, проведення тендерів, оцінка пропозицій та перевірка доброчесності постачальників
• підготовка, перевірка та супровід договорів про надання послуг
• комунікація з постачальниками та координація співпраці
• розробка та управління адміністративним й інфраструктурним бюджетом
• контроль використання підзвітної готівки та корпоративної банківської картки
• адміністративна підтримка HR-процесів, зокрема рекрутингу, онбордингу та кадрового документообігу
• адміністративна підтримка команди та забезпечення безперебійної роботи офісу
• підтримка міжнародних співробітників у питаннях оформлення необхідних документів
• юридичний супровід операційної та програмної діяльності Представництва
• виконання інших адміністративних завдань

Вимоги

• вища освіта (бакалавр або магістр)
• освіта у сфері бухгалтерського обліку буде перевагою
• досвід роботи на аналогічній посаді від 2 років
• досвід координації операційних процесів
• розуміння фінансових процедур та основ фінансової звітності
• розуміння юридичних процесів, договірної роботи та ведення документації
• знання української правової та адміністративної систем
• вільне володіння українською мовою
• володіння англійською мовою на рівні не нижче Intermediate
• досвід роботи у сфері міжнародного розвитку та/або громадянського суспільства
• розвинені навички координації
• здатність управляти складними адміністративними процесами
• високі етичні стандарти та відповідальність
• здатність координувати кілька процесів і пріоритетів одночасно
• уміння підтримувати структуровані та ефективні робочі процеси
• мотивація сприяти розвитку інклюзивного суспільства

Умови

• повна зайнятість
• контракт на період декретної відпустки (до 14 місяців)
• робота в міжнародному середовищі
• офіс Українсько-данського молодіжного дому у центрі Києва (вул. Володимирська, 5Б)
• робочий ноутбук і телефон
• 24 календарні дні оплачуваної щорічної відпустки
• заробітна плата від 1 300 євро (до оподаткування)
• медичне страхування